スプレッドシートのプルダウンリストを自動更新！動的範囲で効率化する方法

Google スプレッドシートは、データの管理や分析に非常に便利なツールです。特に、データ入力の際にプルダウンリストを利用することで、入力ミスを減らし、作業効率を向上させることができます。

今回は、「選択肢リスト」シートに記載された複数行の名前を「プルダウン表示」シートのセルにプルダウンリストとして表示する方法について解説します。この方法を使えば、選択肢を追加するたびにプルダウンリストを更新する必要がなく、自動的に反映されるため、管理が楽になります。

動的プルダウンリストのメリット

• 入力ミスの削減：
  プルダウンリストから選択することで、タイプミスや誤入力を防ぎます。
• 作業効率の向上：
  頻繁に使用する項目をプルダウンリストにまとめることで、入力作業がスムーズになります。
• データの一貫性：
  プルダウンリストを使用することで、データの表記揺れを防ぎ、一貫性を保つことができます。
• 動的な更新：
  選択肢リストに項目を追加すると、プルダウンリストが自動的に更新されるため、メンテナンスが容易になります。

プルダウンリストの作成手順

選択肢リストの作成

「選択肢リスト」シートを開き、リストとして使用したい値を列に入力します。リストの最後のセルを空白にしておくと、新しい項目を追加しやすくなります。

名前付き範囲の設定

• 「選択肢リスト」シートで、リストが含まれる列の一番上のセル（例: A1）を選択します。
• メニューバーから「データ」>「名前付き範囲」を選択します。
• 名前付き範囲の設定画面で、「名前」欄にリストにつけたい名前を入力します（例: ChoiceList）。
• 「範囲」欄には、以下の式を入力します（例: 選択肢リスト!A1:A）。これにより、A列全体が範囲として設定されます。
• 「完了」ボタンをクリックします。

プルダウンリストの設定

• 「プルダウン表示」シートに戻り、「A1」セルを選択します（または、プルダウンリストを追加したい任意のセル）。
• メニューバーから「データ」>「データ入力規則」を選択します。
• データ入力規則の設定画面で、「条件」セクションにおいて「リストの範囲」を選択します。
• 「リストの範囲」の入力ボックスに、ステップ2で作成した名前付き範囲の名前を入力します（例: =ChoiceList）。
• 「保存」ボタンをクリックします。

利用用途

• アンケートやフォーム：
  回答者が選択肢から選ぶ形式の質問に使用できます。
• データ入力の標準化：
  社内で共有されるスプレッドシートで、部署名やプロジェクト名などの入力を統一するために使用できます。
• 商品やサービスのリスト：
  在庫管理や注文フォームなどで、商品名やサービス名を選択する際に利用できます。
• スケジュール管理：
  予定表やシフト表で、活動内容や担当者を選択する際に使用できます。

まとめ

Google スプレッドシートでプルダウンリストを活用することで、データの入力を効率化し、ミスを減らすことができます。特に、名前付き範囲を使って動的なプルダウンリストを設定することで、リストの更新が容易になり、管理が楽になります。今回紹介した手順を活用して、日々の業務をよりスムーズに進めましょう。

　
※参考にされる場合は自己責任でお願いします。