【DX奮闘記】「明日の現場、どこ？」をなくす。スプレッドシート×GASで実現したリアルタイム人員配置管理

こんにちは、IT部長です。1月のシステム化、2月のファイルサーバー刷新に続き、今月も現場から「これが欲しかった！」と絶賛されている取り組みを紹介します。

今回のテーマは、工事会社の心臓部とも言える「現場の人員配置」です。

予定変更のたびにPDFを再送……そんな「不毛な作業」を終わりにしたい

これまで、週毎・現場毎の人員配置や協力会社さんの割り当ては、Excelで作った表をPDF化し、各担当者にメールやチャットで送信していました。しかし、この運用には「現場特有」の大きな課題がありました。

• 急な予定変更に弱い： 天候や工程のズレで配置を変えるたび、PDFを再作成して再送。どれが最新版か分からなくなる。
• 確認の手間： 職人さんたちは、移動中や現場でわざわざファイルを開いて自分の名前を探さなければならない。
• 管理のブラックボックス化： 誰がどの現場に行っていて、誰が空いているのか（あるいは出勤していないのか）を、管理者が一目で把握できない。

「現場 人員配置」の最適化は、効率化の要です。僕は再びエディタを開き、スプレッドシートとGAS（Google Apps Script）を組み合わせた「リアルタイム配置管理ツール」を構築しました。

「送る」から「見に来る」へのコペルニクス的転回

今回開発したのは、単なる共有の表ではありません。GASを活用することで、管理側と現場側、双方にメリットがある仕組みにしました。

1. 現場スタッフ：スマホで「自分の予定」を即座に確認

PDFを開く必要はありません。各自のスマホからスプレッドシートを見るだけで、自分が今日・明日どの現場に行くべきかがリアルタイムに反映されています。急な変更があっても、画面を更新すればそこには最新の指示があります。

2. 管理者：パズルのような配置を「見える化」

「この現場には誰が配置されているか」「今日、出勤していない人は誰か」がダッシュボード形式で一目瞭然。人員の重複や不足を視覚的に防げるようになり、配置ミスが激減しました。

3. 協力会社との連携もスムーズに

自社社員だけでなく、協力会社さんの配置状況も一括管理。関係者全員が「同じ最新の絵」を見ているという安心感が、現場のチームワークを強固にしました。

ITは、人と現場を「つなぐ」ためにある

「部長、予定が変わるたびに電話しなくて良くなりました！」
事務スタッフからそう言われたとき、この仕組みの真価を確信しました。

「ファイルを作って送る」という一方通行の作業を、「共有されたデータをみんなで見に行く」という双方向の文化に変える。これこそが、数字上の効率化以上に価値のある、現場のDXだと感じています。

「場所や時間に縛られない、社員一人ひとりの自由な働き方」を支えるインフラは、ようやく整ってきました。しかし、僕の挑戦はまだ止まりません。

次なるステップ：蓄積されたデータの活用へ

2026年、この人員配置データが蓄積されれば、「どの現場にどの職人さんが行くと最も効率が良いか」といった傾向も見えてくるはずです。次はAIによる配置の自動リコメンド機能の実装も視野に入れています。

人員配置のパズルに、毎日頭を悩ませていませんか？
もし「PDFの再送」に疲れているなら、それは仕組みを変えるチャンスかもしれません。

『DAD UNION – エンジニア同盟』は、現場の「痛みを喜びに変える」IT活用を追い続けます！

　
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