独自ドメインメールを複数人で共有し、送信前にダブルチェックする方法【初心者向け設定ガイド】

業務でinfo@example.comのような独自ドメインメールアドレスを使っている企業や団体では、1つのメールアカウントを複数人で共有するシーンがよくあります。

さらに、送信前に他のメンバーと内容を確認（ダブルチェック）したいというニーズも高く、「下書き」を共有して確認する運用が求められます。

この記事では、素人の方でもわかるように、メールソフトやクラウドサービスを使って、下書きの共有やダブルチェックを実現する方法とそのメリット・デメリット、具体的な設定手順を詳しくご紹介します。

独自ドメインのメールアドレスを複数人で共有し、送信前に下書き確認する方法

実現したいこと

• 独自ドメイン（例：example.com）のメールアドレス（info@example.comなど）を使いたい
• メールアカウントを複数人で共有し、各自のPCで確認したい
• メールの送信前に「下書き」で保存 → 他の人が内容と宛先を確認 → 問題なければ送信

おすすめの方法

1. Google Workspace（旧G Suite）を使う方法
2. Microsoft 365 Exchange Onlineを使う方法

方法1：Google Workspaceを使った下書き共有とダブルチェック

必要なもの

• Google Workspace契約（Starterプランから利用可）
• 独自ドメインの用意（example.comなど）

手順

1. Google Workspaceに独自ドメインを登録
2. info@example.com のアカウントを作成
3. 複数人でこのアカウントにログイン（ブラウザやGmailアプリ）
4. メールを「下書き」で保存（件名に【確認依頼】などを記載）
5. 他のメンバーが「下書き」を確認し、内容と宛先をチェック
6. 問題なければ送信

メリット

• 設定が簡単で初心者向け
• 下書きの共有がリアルタイムでできる
• Googleのセキュリティと安定性

デメリット

• アカウント共有によるセキュリティリスク（パスワード管理が重要）
• 2人以上が同時に下書きを編集すると競合が起こる可能性

注意点

• 運用ルール（誰が最終送信者かなど）を明確にする
• 誤送信防止のために宛先チェックのルールを作る

方法2：Microsoft 365（Exchange Online）を使う場合

必要なもの

• Microsoft 365 Business Basic以上の契約
• 独自ドメインの登録

手順

1. Microsoft 365でメールアカウント（info@example.com）を作成
2. Outlookアプリを複数人のPCにインストール
3. 同じアカウントを各Outlookに設定
4. メールは必ず「下書き」フォルダに保存
5. 他メンバーが内容確認後、送信

メリット

• ビジネスユースに強い
• 共有メールボックスや委任機能も利用可能
• Outlookに慣れていれば使いやすい

デメリット

• 設定や操作にやや専門知識が必要
• 料金がやや高め（月額約900円～）

注意点

• Outlookのバージョンが古いと同期の不具合が起こることがある
• Exchangeの設定によっては下書きが即時反映されないこともある

その他の補足（よくある質問）

Q1：無料で同じようなことはできない？

無料のGmailやOutlook.comでもできないことはありませんが、セキュリティや共有の安定性を考えると業務利用では有料プランがおすすめです。

Q2：共有アカウントのログイン情報をどう管理する？

できれば「LastPass」や「1Password」などのパスワード管理ツールを使いましょう。Google Workspaceでは委任設定やグループメールで管理する方法もあります。

Q3：下書き確認後に誰が送信したかは分かる？

送信後のメールには送信者が記録されますが、確実にするために送信前に氏名署名を挿入するなどのルールを設けましょう。

まとめ

独自ドメインメールを複数人で共有し、送信前にダブルチェックを行う運用は、Google WorkspaceやMicrosoft 365を使えば、意外と簡単に構築できます。

「下書き運用」＋「ルール決め」で誤送信リスクを減らし、誰でも安心して使える体制が作れます。

ビジネスの信頼性を高めるためにも、まずはGoogle Workspaceの14日間無料トライアルやMicrosoft 365の体験版から始めてみてください。

　
※参考にされる場合は自己責任でお願いします。