初心者社内SEのためのバックアップ戦略：Googleドライブ「共有ドライブ」の活用法

今回は、Google WorkspaceのGoogleドライブの「共有ドライブ」を社内ファイルサーバーとして利用する際の、データバックアップの必要性についてご紹介します。

データバックアップはなぜ重要？

1. 「誤削除」や「システム障害」に備える:
   皆さんが作成した大切なデータは、意図せず削除されたり、システムの問題で失われる可能性があります。このような状況に備えるためには、バックアップが必要です。
2. 「法規制」の遵守:
   一部の業界では、特定のデータを定期的にバックアップすることが法律で定められています。これを怠ると、法的な問題に直面する可能性があります。
3. 「災害発生時」のデータ復旧: 自然災害や大規模な障害が発生した場合、バックアップがあれば迅速にデータを復旧できます。

では、どのようにバックアップすればいいの？

• サードパーティのバックアップツールを使う:
  定期的に全てのデータを別の場所に保存しておく方法です。これにより、万が一の際にもデータを安全に保つことができます。
• Google Workspace自体の機能を利用する:
  Googleドライブには、ファイルの履歴や変更を追跡し、復元する機能が備わっています。

でも、Googleドライブ自体がかなり安全なのでは？

確かに、Googleドライブは高度なセキュリティ対策を施しています。しかし、以下の点を考慮する必要があります。

• 人的ミスや意図的な攻撃によるリスク:
  ユーザーの誤操作や悪意ある攻撃からデータを保護するため、追加のバックアップが有効です。
• 万全を期す:
  Googleドライブのセキュリティと復元機能は強力ですが、さらなる安心のためにも、追加のバックアップは重要です。

Googleドライブ「共有ドライブ」の容量の扱いについて

Googleドライブを利用する際に容量の扱いについては非常に重要なポイントです。

共有ドライブの容量の基本原則

• 共有ドライブの容量は、Google Workspaceのアカウントに割り当てられた容量から消費されます:
  これは、個人のGoogleアカウント（マイドライブ）とは異なります。共有ドライブにアップロードされたファイルは、共有ドライブを所有する組織の全体的な容量にカウントされます。
• 個人のGoogleアカウントの容量とは独立しています:
  つまり、共有ドライブ内のファイルは、共有ドライブにアクセスできる個々のユーザーの容量には影響しません。

具体的な例

• 例1:
  ある企業がGoogle Workspaceを使用しており、総容量が2TBの共有ドライブを持っている場合、この共有ドライブに保存されたファイルは、その2TBの中に含まれます。この共有ドライブにアクセスする個々のユーザーの個人的なGoogleアカウントの容量は、この共有ドライブに影響されません。
• 例2:
  もし個人が共有ドライブに100MBのファイルをアップロードした場合、そのファイルは共有ドライブの容量を消費しますが、アップロードした個人のGoogleアカウントの容量は変わりません。

まとめ

• 組織全体の容量を意識する:
  共有ドライブの容量は、組織全体のGoogle Workspaceアカウントに割り当てられた容量を使用します。したがって、共有ドライブを使用する際は、組織全体の容量の管理に注意が必要です。
• 個人の容量は別途管理:
  個々のユーザーのGoogleアカウント（マイドライブ）の容量は、共有ドライブとは独立しています。個人が共有ドライブにアップロードする際に、個人の容量が影響を受けることはありません。

結論

バックアップは、皆さんの大切なデータを保護するために非常に重要です。特に、重要なデータを多く扱う社内SEとしては、リスクを最小限に抑えるためにも、適切なバックアップ戦略を検討しましょう。Googleドライブは強力なツールですが、追加の安全策としてバックアップを取ることをお勧めします。

この情報が、Googleドライブの「共有ドライブ」をより効果的に利用するための理解に役立つことを願っています。

　
※参考にする場合は自己責任でお願いします。